Kiralama firmaları için CRM: müşteri, teklif ve tahsilat
Kiralama işi yapan bir firmanın yazılım ihtiyacı çoğu zaman tek kalemde anlatılır: "kiralama programı". Oysa iş ikiye ayrılır. Bir tarafta ekipmanın kendisi vardır — hangi makine nerede, ne zaman boşa çıkacak, bakımı ne zaman. Diğer tarafta müşteri ilişkisi vardır — talep nereden geldi, teklif ne zaman verildi, fatura kesildi mi, para tahsil edildi mi.
Bu iki tarafı aynı üründe çözen yazılım azdır ve genelde pahalıdır. Biz bugün ikincisini yapıyoruz.
Dürüst sınır: ürün ne yapmıyor
Aşağıdakiler Takipo CRM'de yoktur:
- Kira sözleşmesi kaydı (taslak → rezerve → teslim → iade akışı)
- Ekipman müsaitlik takvimi ve çakışan rezervasyon engeli
- Bakım penceresi ve bakımdaki ekipmanın kiraya kapatılması
- Depozito ve hasar kaydı
- Dönemsel (aylık/haftalık) kira faturası üretimi
Bu alanı hafife almadığımız için yarım bir modülle sunmuyoruz. Kiralama yönetimi kendi başına bir ürün büyüklüğünde ve doğru yapılmadığında en çok zarar veren yerde — çakışan rezervasyonda ve atlanan faturada — hata üretir.
Kiralama firmasında CRM neyi çözer?
Kiralama firmasının geliri ekipmandan gelir ama işi müşteriden gelir. Telefonla, siteden, fuardan gelen talep bir yerde durmuyorsa; teklif e-postada, fatura muhasebede, görüşme notu birinin defterinde kalıyorsa, ekipman takibiniz kusursuz olsa bile iş kaybedersiniz.
Ürünün çözdüğü kısım tam olarak burası: gelen talebin kaydı, sorumluya atanması, teklifin üretilmesi, kazanılan işin faturaya dönüşmesi ve tahsilatın izlenmesi.
Talepten teklife giden yol
Web sitenize koyacağınız genel talep formu doldurulduğunda kayıt doğrudan ürüne düşer ve bir sorumluya atanır — kimsenin e-postayı iletmesi gerekmez. Telefonla gelen talebi de aynı listeye elle eklersiniz.
Talep fırsata dönüştüğünde teklifinizi kendi şablonunuzdan üretirsiniz: logo, ünvan, banka bilgileri ve kalemler şirket profilinizden gelir; PDF ve Word aynı şablondan çıkar. Teklif fırsata bağlı saklanır, indirdikten sonra da güncellenebilir.
Fatura kesildi, peki tahsil edildi mi?
Kiralama işinde nakit akışı, kesilen faturadan çok tahsil edilen tutara bağlıdır. Fırsat kazanıldığında fatura kaydı doğar; vergi bilgileri, vade ve ödeme planı aynı ekranda istenir.
Sonrasında vade takibi, kısmi ödeme ve tahsilat belgeleri aynı üründe durur. Vadesi geçen alacak finans panosunda öne çıkar — "kimden ne kadar alacağımız var" sorusunun cevabı bir tablo değil, bir ekrandır.
Ticari defter ve belgelerin saklama süreleri için 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na bakın.
Ekipman kataloğu ve stok
Ürün kataloğu, depo, stok hareketleri, lot ve seri numarası takibi ürünün parçasıdır. Ekipmanlarınızı seri numarasıyla kaydedebilir, hangi depoda olduğunu görebilirsiniz.
Ama bunun bir stok takibi olduğunu net söyleyelim: bir ekipmanın hangi tarihte kimde olduğunu ve ne zaman boşa çıkacağını takip etmez. O, yukarıda saydığımız eksik listesindeki müsaitlik takvimidir.
Müşteri kartı: kim, ne zaman, ne konuşuldu
Uzun süreli müşteri ilişkisi olan işlerde en pahalı kayıp, kurumsal hafızanın kaybıdır. Bir müşteriyle üç yıl çalışırsınız, ilgilenen kişi ayrılır ve geçmiş onunla gider.
Müşteri kartında o firmanın tüm talepleri, fırsatları, teklifleri, faturaları, görüşme kayıtları ve iletişim kişileri tek kronolojik akışta durur. Telefon, e-posta ve toplantı kayıtlarına dosya eki ve sesli not eklenebilir.
Kime uygun, kime değil
Uygun: kiralama yanında satış da yapan, teklif üzerinden ilerleyen, tahsilat takibi zorlaşmış firmalar. Ekipman tarafını hâlihazırda başka bir yöntemle (kendi tablosu, sektörel bir program) yürütenler.
Uygun değil: asıl ihtiyacı müsaitlik takvimi ve kira sözleşmesi yönetimi olan firmalar. Bunu ürün bugün karşılamıyor; deneme süresinde vaktinizi almak istemeyiz.
Satış ve tahsilat tarafını görün
Talep, teklif, fatura, tahsilat ve müşteri geçmişi tek üründe. Sektörünüze uygun örnek verilerle dolu bir demo şirketi açılır.
Özellikleri gör